Patronaat Mere
BTWnr.: 0653.818.107
Uitbater: Mevr. Heidi Wambeke
Patrofoon: 0473/45.36.60
Patronaatstraat 9 - 9420 Erpe-Mere
Bank: BE93 0017 8421 5067

Informatief

Het ‘Patronaat Mere’ is eigendom van de VZW Parochiale Werken Mere.
De parochie Sint-Bavo, zijn pastoor, het kerkfabriek, de concessie-uitbater van ‘t Patronaat Mere of een actieve vereniging of individu binnen het Patronaat, zij dragen GEEN eindverantwoordelijkheid over de beschikbaarheid of de aansprakelijkheid van de zalen van Patronaat Mere.
De uitbater van het café Patronaat Mere is contractueel verbonden met de VZW Parochiale Werken Mere voor het beheer van het agenda en de verhuring van de zalen en keuken.  De uitbater baat het café, de feest- en vergaderzalen uit onder de vorm van een concessie-uitbatingsovereenkomst, en dit op zelfstandige basis onder de naam.  De concessie-uitbater draagt de verantwoordelijkheid van de verhuringen.
Iedere gebruiker zal ‘als een goede huisvader’ zorg dragen voor het Patronaat Mere.

 

1. Onderwerp van het huurcontract / huisreglement:

1.1. Eigenaar:
VZW Parochiale Werken Mere (hierna genoemd “de VZW”) treedt op als eigenaar van het onroerend goed.
De uitbater treedt op als uitbater-concessiehouder, dus als verhuurder.
1.2.1. Zalen:
De parochiezaal bestaat uit een grote zaal met podium, een kleine zaal, keuken, sanitaire ruimten en koer.
1.2.2. Parochiehuisje:
Het Parochiehuisje wordt enkel ter beschikking gesteld van de parochie.  Het maakt nooit deel uit van het huurcontract of van de concessie-uitbating.
In uitzonderlijke gevallen kan gebruik ervan toch toegestaan worden.
1.2.3. Café ‘Het Patronaat’:
Het café ‘Patronaat’ maakt geen deel uit van het huurcontract.
1.3. Verantwoordelijke huurder:
De persoon die de huurovereenkomst ondertekent is verantwoordelijk voor de verdere uitvoering van het contract, hetzij in persoonlijke naam, hetzij als vertegenwoordiger van een vereniging of rechtspersoon.
1.4. Huisreglement:
Dit huisreglement, dat onlosmakelijk verbonden is met de huurovereenkomst, is een instrument om het gebruik van de parochiezaal toe te lichten en strikt te reglementeren.  Het is een leidraad bij de verhuring.  Door het ondertekenen van de huurovereenkomst geeft de huurder aan kennis genomen te hebben van de bepalingen vermeld in de huurovereenkomst en het huisreglement.  Hij verbindt er zich toe deze te respecteren.  De concessie-uitbater kan zich te allen tijde beroepen op de bepalingen die hierin worden gestipuleerd.
1.5. Christelijk karakter:
De verhuurder eist van de huurder dat het christelijk karakter van de parochiezaal geëerbiedigd wordt.
Bij het afsluiten van het contract zal de huurder duidelijk aangeven waarvoor de zalen gebruikt zullen worden.  Bij het niet naleven van deze regel heeft de concessie-uitbater het recht het contract eenzijdig op te zeggen zonder verantwoordelijk gesteld te kunnen worden voor eventuele schade geleden door de huurder.  De reeds ontvangen huurgelden blijven eigendom van de concessie-uitbater.  Daarnaast kan de concessie-uitbater van de huurder een provisionele schadevergoeding eisen van € 10.000,00 voor geleden imagoschade.
1.6. Het niet naleven van de bepalingen in de huurovereenkomst en huisreglement kan er toe leiden dat in de toekomst het gebruik van de parochiezaal aan de overtreder wordt ontzegd.

 

2. Overdracht en onderverhuring:

De huurder heeft geen toelating om zijn rechten over te dragen of de zalen onder te verhuren aan derden.

 

3. Boekingen:

Zowel de beschikbaarheid van de zalen als alle informatie met betrekking tot het gebruik van de zalen is terug te vinden op onze site www.patronaatmere.be.

3.1. De huurtarieven en dranktarieven worden hierna besproken, respectievelijk in punt 6 en 7.
3.2. Indien u de zaal wenst te bezichtigen kan dit gebeuren op afspraak.
3.3. De procedure bij het vastleggen van de zalen verloopt als volgt:
- Contacteer de Uitbater via de Patrofoon: 0473/45.36.60 of ga naar de website.
- De zaal wordt ‘gereserveerd’ (= optie nemen).
- Er wordt een afspraak gemaakt om het contract te ondertekenen.
- Het contract gaat pas effectief in nadat de verschuldigde waarborg van de zalen ontvangen is op rekening BE93 0017 8421 5067 van Heidi Wambeke, Patronaatstraat 9 te Mere, dit binnen de 5 (vijf) werkdagen na het ondertekenen van het contract.
- Indien er geen gelden ontvangen zijn op de rekening van BE93 0017 8421 5067 binnen de gestelde periode wordt het contract eenzijdig en onmiddellijk verbroken.  De zalen zijn dan terug beschikbaar voor verhuur.
3.4. De kleine zaal wordt niet verhuurd voor fuiven of feesten met discobar of zware muziekinstallaties, dit om geluidsoverlast te beperken.

 

4. Betalingen:

4.1. De huurovereenkomst wordt pas effectief na het ontvangen van de waarborg op de rekening van de uitbater.  Dit binnen de 5 (vijf) werkdagen na het ondertekenen van het contract (cfr. Punt 3.3.).
De huurwaarborg bedraagt 30 % van de totale huurkost.  De plaatselijke verenigingen dienen geen huurwaarborg te betalen.
4.2. Na afloop van de activiteit zal een onkostennota worden gemaakt waarop het reeds betaalde bedrag aan waarborg in mindering zal worden gebracht (zie punt 10).  Dit resterende bedrag wordt eveneens betaald via overschrijving op de bovenvermelde bankrekening.

 

5.  Annulering:

5.1. De huurder kan de overeenkomst opzeggen binnen de 14 dagen na ondertekening van het contract. Het reeds ontvangen bedrag zal teruggestort worden.  Als de annulering gebeurt tijdens de laatste twee weken voorafgaand aan de datum van de huur van de zaal heeft de huurder geen recht op een terugbetaling van de reeds ontvangen bedragen.
5.2. Indien wordt vastgesteld dat de huurder verkeerde informatie doorgeeft m.b.t. de betreffende verhuring behoudt de  uitbater zich het recht voor de huurovereenkomst eenzijdig te verbreken.  De uitbater kan in voorkomend geval niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade geleden door de huurder.  De reeds ontvangen huurgelden blijven eigendom van de uitbater.  Daarnaast kan de uitbater van de huurder een provisionele schadevergoeding eisen van € 10.000,00 voor geleden imagoschade.
5.3. In geval een verhuring niet kan doorgaan door omstandigheden buiten de wil van de verhuurder om (overmacht) kan door de huurder geen schadevergoeding worden geëist.  In voorkomend geval zal het reeds betaalde voorschot onmiddellijk en volledig worden terugbetaald.


6. Huurtarieven:

6.1. De huurtarieven die van toepassing zijn bij het ondertekenen van de huurovereenkomst zijn deze die gepubliceerd zijn op www.patronaatmere.be.
6.2. Rouwtafels:
Reservatie voor rouwtafels worden vastgelegd via de concessie-uitbater.  De uitbater verzorgt op zelfstandige basis en in overleg met de familie voor de organisatie van de rouwmaaltijd. De financiële afhandeling wordt geregeld tussen de familie en de uitbater.
6.3. Energietoeslag:
Een vast bedrag als energietoeslag zit in de huurprijs inbegrepen (zie tarieven).  Er wordt gevraagd om ‘als een goede huisvader’ om te springen met het energieverbruik.
6.4. Onderhoud van de zalen:
Er wordt gevraagd om na het gebruik van de zaal de stoelen en de tafels terug te plaatsen zoals bij de aanvang van de verhuring.  De huurder dient er zelf voor te zorgen dat de zaal proper wordt achtergelaten.  De concessie-uitbater zal een extra kost aanrekenen indien de zaal niet proper werd achtergelaten (zie tarieven op de website www.patronaatmere.be).
6.5. Afval: Er wordt na de activiteit geen afval achtergelaten.  Zie verder punt 9.12.
In samenspraak met de uitbater kan de huurder gebruik maken van de ter plaatse zijnde containers : restafval - papier&karton - glas.  Hiervoor zal een meerprijs aangerekend worden op de eindfaktuur.
6.6. Vergaderingen:
Onder vergadering wordt verstaan de samenkomst van leden van een vereniging/onderneming/organisatie/individu die in het teken staat om de activiteiten van die vereniging/onderneming/organisatie/individu te beheren of te informeren.
Ter info: Enige andere vorm van samenkomst zoals voedselnuttiging, sport, spel, demonstraties, inkomstactiviteiten, repetities, opbouw zaal (deze lijst is geen limitatieve opsomming van activiteiten) worden niet aanzien als vergadering en zijn steeds betalend.
Vergaderingen gehouden buiten het weekend (= zaterdag en zondag) of feestdagen zijn gratis voor de plaatselijke verenigingen (zie ook 6.7.1) als ze doorgaan in de kleine zaal.  Voor vergaderingen die op een ander tijdstip plaats vinden of in de grote zaal doorgaan wordt een huurprijs aangerekend.  Zie hiervoor het overzicht van de huurprijzen op de website www.patronaatmere.be.
6.7. Plaatselijke verenigingen:
6.7.1. Wie is een ‘plaatselijke vereniging’?
‘Plaatselijke verenigingen’ zijn die verenigingen die in overleg met de VZW mee instaan voor de organisatie, uitvoering en het welslagen van het jaarlijkse Parochierestaurant tijdens het eerste volle weekend van december (zie agenda).  Deze verenigingen maken meermaals gebruik van de zalen voor diverse activiteiten.
(zie ook rubriek VZW Parochiale Werken op de website)
6.7.2. Jaarlijkse fix voor plaatselijke verenigingen:
De ‘jaarlijkse fix’ is de vergoeding voor het gebruik van de zalen.
Het gaat hier over het gebruik van de zalen die geen inkomsten genereren voor de vereniging zoals sport, spel, repetities, demonstraties, vergaderingen in de grote zaal, … (dit is geen limitatieve opsomming van activiteiten).  De jaarlijkse fix is door de plaatselijke verenigingen te betalen tegen 30 juni.  Hiervoor wordt een onkostennota opgemaakt (zie tarieven).
Jaarlijks zullen de voor de fix in aanmerking komende activiteiten opgesomd worden in onderling overleg tussen de plaatselijke vereniging en de VZW.
6.8. Keuken:
De keuken is steeds betalend (zie tarieven) van zodra er gebruik gemaakt wordt van de aanwezige toestellen en materialen (borden, bestek, …).
Geef bij de reservering steeds mee of je gebruik wenst te maken van de keuken.

 

7. Drankprijzen:

7.1. De drankprijzen welke zullen worden aangerekend op de onkostennota zijn steeds deze die van toepassing zijn op datum van de activiteit, niet deze op datum van het ondertekenen van het contract.  Prijsaanpassingen gebeuren enkel wanneer de officiële bierhandelsprijzen worden gewijzigd.
7.2. Geopende vaten en flessen worden volledig aangerekend.  Er mogen in geen geval vaten, bakken of flessen het Patronaat verlaten.
7.3. De stockopname van de aanwezige dranken zal vóór en ná de activiteit worden verricht door de verantwoordelijke van de uitbater.
7.4. Er wordt op gewezen dat er een verplichte afname is van bieren en frisdranken (cfr drankenlijst op onze site).  Dranken die niet op de bestelbon van de uitbater staan mogen slechts geschonken worden mits uitdrukkelijke toestemming van de uitbater.  Bij het niet naleven hiervan kan voor een volgende activiteit de verhuring worden geweigerd en zal de uitbater een forfaitaire meerkost aanrekenen op de eindafrekening.
7.5. Indien gebruik wordt gemaakt van de frigo’s dienen deze na gebruik te worden geledigd en gereinigd en uitgeschakeld.  Indien dit niet werd uitgevoerd wordt eenzelfde tarief aangerekend als voor het niet kuisen.  Het leeggoed dient terug in de bakken te worden geplaatst.  Complete bakken leeggoed worden na afloop van de verhuring aan de toog geplaatst.  De glazen dienen te worden afgewassen en terug op de bestemde plaats te worden gezet.
7.6. Bij vergaderingen zullen de consummaties verzorgd worden via de uitbater van het café.  Na de vergadering wordt het verschuldigde bedrag vereffend in het café met de uitbater.  Maak hierover op voorhand afspraken met de uitbater.
7.7. Er is geen vergunning voor sterke dranken.  Het gebruik hiervan is dus verboden bij openbare evenementen en is enkel toegelaten voor privéfeesten.  Bij overtredingen door de huurder kan de uitbater niet verantwoordelijk gesteld worden.
7.8. De concessie-uitbater kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor een eventueel dranktekort tijdens een activiteit.
7.9. Bij bestellingen van grote hoeveelheden dranken (+ 500 Euro) kan de concessie-uitbater een voorschot vragen van 50 %.



8.  Vóór de activiteit:

8.1. Eventuele SABAM-vergoedingen en billijke vergoeding dienen door de organisator zelf te worden geregeld.
8.2. Een veertiental dagen voor de verhuring zal met u contact opgenomen worden om alle richtlijnen van het contract en het huisreglement nog eens te overlopen en kan, indien nog niet gebeurd, de bestelling van de dranken doorgegeven worden.  Zie ook punt 7.9.
8.3. De inventarisopname van de aanwezige dranken zal vóór en na de activiteit worden verricht door de verantwoordelijke van de concessie-uitbater.  Hiervoor is de aanwezigheid van de huurder niet vereist.
8.4. De huurder dient te voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (o.a. geluidsoverlast bij overschrijding van 90 dB – nachtlawaai na 22 u. – verstoren van de openbare orde – gemeentelijke administratieve sancties).
8.5. Indien de huurder bijkomende elektrische leidingen en toestellen gebruikt dienen deze genormaliseerd te zijn (CE keurmerk).  Overbelasting van het elektriciteitsnetwerk is uit den boze.  Bekijk het ingesloten grondplan waar de zekeringskasten zich bevinden.
8.6. De huurder wordt geacht de toestand van de zalen te kennen en deze te huren in de toestand waarin zij zich bevinden.  Eventuele tekortkomingen dienen vooraf gemeld aan de uitbater.  Na de huur voert de uitbater een controle uit.  Schade of nalatigheden zullen gemeld worden.  Beschadigingen aangebracht aan gebouw en/of inhoud tijdens de huur vallen ten laste van de huurder en moeten door hem vergoed worden tegen nieuwwaarde plus eventuele leverings- en plaatsingskosten.


9. Tijdens de activiteit:

9.1. De huurder dient de parochiezaal als een goed huisvader te beheren gedurende de periode van de verhuring.  Hij is verantwoordelijk voor het beheer van de zaal en gebeurlijke schadegevallen  tijdens de activiteit.
9.2. De huurder dient er rekening mee te houden dat er nog andere verhuringen kunnen plaats hebben tijdens de periode van de huur.  Elke huurder dient er voor te zorgen dat alle activiteiten behoorlijk kunnen verlopen zonder elkaar te hinderen.  Het sanitair gedeelte moet voor elke gebruiker toegankelijk zijn.
9.3. Het is voor de concessie-uitbater  van primordiaal belang dat de buurtbewoners geen hinder ondervinden van de activiteiten die doorgaan in de parochiezaal.  Een klacht zal door de concessie-uitbater ernstig worden genomen, en indien door de politie de identiteit van de huurder wordt gevraagd zal deze worden vrijgegeven.
Het is dus van belang voor de huurder dat hij punt 8.4. goed in acht neemt.  Vandalisme, zwerfvuil, etc. kan niet worden getolereerd in de buurt!
9.4. Aan de concessie-uitbater of diens afgevaardigde dient door de huurder ten allen tijde toegang te worden verleend tot de zalen tijdens de verhuring.  Dit om veiligheidsredenen, voor tussenkomst bij defecten aan installaties of ter controle van de naleving van de reglementen zoals vermeld in punt 1.4.
9.5. De concessie-uitbater kan steeds telefonisch worden gecontacteerd indien zich problemen voordoen tijdens de verhuring (0473/45.36.60).  In de mate van het mogelijke zal hij (of iemand door hem aangesteld) ter plaatse komen.  Dit kan echter niet worden aanzien als een contractuele verplichting.
9.6. Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen zijn verboden.  Gebruik van gevaarlijke en/of ontvlambare stoffen, vuurwerk, enz. is verboden.
9.7. De doorgang naar de (nood)uitgangen mag op geen enkele manier worden belemmerd of worden afgesloten tijdens de activiteit.
9.8. Bij gebruik van de tapinstallatie en de frigo’s mag door de huurder niets worden gewijzigd aan de instellingen.
9.9. Veranderingen aan de muziekinstallatie / beamer en aan de opstelling ervan zijn NIET toegestaan.  Zie ook punt 8.6.
9.10. Ingevolge de wet van 22/12/2010 is het rookverbod ook van toepassing voor alle evenementen die doorgaan in de parochiezaal.  De huurder dient toe te zien op de naleving ervan.  Op de koer is een asbak voorzien.  Hierbij wordt wel nogmaals verwezen naar punt 8.4. betreffende geluidsoverlast.
9.11. Tafelpapier, servetten, keukenhanddoeken en vuilniszakken dienen door de huurder zelf te worden meegebracht.
9.12. De huurder laat geen afval, ook geen glas achter.  Hij staat zelf in voor het verwijderen van alle afval.  Resterend afval zal worden aangerekend (zie tarieven).
In samenspraak met de uitbater heeft de huurder de mogelijkheid om gebruik maken van de ter plaatse zijnde containers: restafval - papier&karton - glas. Hiervoor zal een meerprijs aangerekend worden op de eindfaktuur (zie ook art 6.5).
9.13. Vóór het verlaten van de parochiezaal dient er op volgende zaken te worden gelet:
9.13.1. Tafels worden terug geplaatst conform het bijgevoegd schema (zie site).  De stoelen worden per 5 gestapeld.  Gelieve tafels en stoelen niet te verschuiven maar te dragen! (zie tarieven).
9.13.2. Reiniging van het gasfornuis, spoelbakken, toog, frigo’s, borden, tassen, glazen en bestekken dienen  door de huurder te worden uitgevoerd.  Alle platte vlakken in de keuken dienen proper en vetvrij te worden achtergelaten.  De glazen dienen te worden afgewassen (gebruik warm water) en terug op de bestemde plaats te worden gezet. 
De vloer van de keuken dient steeds geschuurd te worden door de huurder na afloop van de activiteit.
De huurder  verbindt er zich toe geen vetten, sauzen e.d. in de aflopen te gieten.  Bij verstopping is de huurder aansprakelijk en wordt de kost van ontstoppen op de huurder verhaald (zie tarieven).
9.13.3. Het persoonlijk materiaal dient door de huurder na de activiteit terug worden meegenomen. Een discobar dient ook te worden afgebroken.
9.13.4. Breuk van glazen of keukenmateriaal zal worden aangerekend volgens de prijzen vermeld in de tarievenlijst.  Gebroken keukengerei en glazen dienen op de toog te worden geplaatst (zie tarieven).
9.13.5. Zwerfvuil op de koer moet worden verwijderd. Afval dient te worden meegenomen (zie tarieven).
9.13.6. Indien gebruik wordt gemaakt van de frigo’s dienen deze na gebruik te worden geledigd en gereinigd (indien dit niet werd uitgevoerd wordt een vergoeding aangerekend).  Het leeggoed dient terug in de bakken te worden geplaatst.  Complete bakken leeggoed worden na afloop van de verhuring aan de toog geplaatst.  De glazen dienen te worden afgewassen (gebruik warm water) en terug op de bestemde plaats te worden gezet.
9.14. Bij het verlaten van de zaal wordt er op gelet dat alle deuren en ramen goed afgesloten zijn, dat de gastoevoer van het gasfornuis dichtgedraaid is en dat de verwarming wordt uitgezet (info gebruik CV).  De lichten worden gedoofd.



10. Na de activiteit: De concessie-uitbater voert controles uit na de activiteit.

10.1. De drankvoorraad wordt na de activiteit terug opgenomen door de concessie-uitbater of zijn aangestelde.
10.2. Bij het niet kuisen door de huurder zal een bedrag worden aangerekend (zie tarieven).  Onder kuisen verstaan we:
Voor de zalen: opruimen toog en alles terug op de voorbestemde plaats, vegen van de vloer, afwassen van de tafels.  Zie ook punt 9.13.6.
Voor de keuken: afwas, alle gerief op de juiste plaats zetten, bij gebruik van fornuis, ovens en/of frituren : reinigen en schuren van de vloer, zie ook punt 9.13.2.
Bij niet-gebruik van fornuis, ovens en/of frituren: dweilen van de vloer.
10.3. Indien beschadigingen aan de gebouwen, meubilering of materiaal wordt vastgesteld wordt de huurder onmiddellijk op de hoogte gebracht.  De herstellingswerken zullen aan de werkelijke kostprijs worden aangerekend.
10.4. De onkostennota zal na afloop van de activiteit zo snel mogelijk worden opgemaakt en overgemaakt aan de huurder.
10.5. De onkostennota is betaalbaar binnen de 5 dagen na datum opmaak.  Deze wordt betaald via overschrijving op het rekeningnummer vermeld op de onkostennota.  Bij niet-betaling is een schadevergoeding van 15 % op het bedrag van de onkostennota verschuldigd, desgevallend verhoogd met alle invorderingskosten.  Gerechtszaken zullen worden behandeld door de bevoegde instanties van het gerechtelijk arrondissement waaronder het Patronaat Mere valt.


11.  Aansprakelijkheid:

11.1. De huurder is ertoe gehouden elke adreswijziging of verandering van de contactgegevens welke werden opgegeven in het contract onmiddellijk aan de verhuurder mee te delen, dit tot op het moment dat de onkostennota werd opgemaakt.
11.2. De concessie-uitbater kan noch voor ongevallen of schade toegebracht door of aan de huurder of derden, noch voor verlies, diefstal en beschadiging van persoonlijke eigendommen van de huurders aansprakelijk worden gesteld.  Dit gedurende de volledige duur van de verhuring.
11.3. De huurder wordt aansprakelijk gesteld voor alle schade (tijdens of na de verhuring) die door hem of zijn medewerkers wordt berokkend aan gebouwen, materialen en installaties.
11.4. Bij eventuele schade is de huurder er toe gehouden de concessie-uitbater onmiddellijk op de hoogte te brengen van de veroorzaakte of vastgestelde schade.
11.5. Het wordt de huurder ten stelligste aangeraden om te voorzien in een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid Uitbating bij het gebruik van de parochiezaal, ter dekking van gebeurlijke ongevallen, enz.


12. Privacyverklaring:

De verhuurder garandeert het respect voor de privacy van de huurder.  De persoonsgegevens zullen in geen geval aan derden worden doorgegeven en zullen enkel worden gebruikt om de reservatie te kunnen behandelen en de concessie-uitbater in staat te stellen om een goede uitvoering van de huurovereenkomst te kunnen bewerkstelligen.  Een uitzondering op deze privacyverklaring wordt gemaakt voor punt 9.3.

 

13. Contact:

Voor verdere vragen vóór, tijdens of na uw verblijf kan u ons steeds als volgt contacteren:
- bestuur.patronaatmere@gmail.com
- Patrofoon: 0473/45.36.60

Wij wensen u alvast een aangename en succesvolle verhuring toe!

Gary en Heidi De Swaef-Wambeke
zaakvoerders